THE PAIN :
- เมล์ไปแล้วคนรับงง ไม่เข้าใจ ทำงานให้ไม่ตรงกับที่เราบอก
- เรื่องสำคัญ ไม่รู้จะเรียบเรียงยังไงให้ คนอ่านเข้าใจมากที่สุด
THE MIND :
การเขียนเมล์เป็นกิจวัตประจำวันปกติของเรา หัวใจของการส่งเมล์คือ การสื่อสาร และการสื่อสารจะมีประสิทธิภาพหรือไม่ ก็ขึ้นอยู่กับ วิธีการสื่อสาร วันนี้จะนำวิธีการสื่อสารแบบที่ทหารใช้งานกัน ซึ่งเหตุผลที่เอาการสื่อสารทางทหารมาเขียน เพราะข้อความทางทหาร เป็นเรื่องที่สำคัญ พลาดไม่ได้ ดังนั้นวิธีการสื่อสารต้องชัดเจนที่สุด (Very Clear) เพื่อให้การสื่อสารไม่พลาด โดยหลักการทั้งหมด ไม่ซับซ้อนอย่างที่คิด มีอยู่แค่เพียง 3 ข้อ แต่ลองทำตามแล้วการสื่อสารเราจะดีขึ้นแน่นอน (3 ข้อนี้ไม่ได้ใช้กับ Email เท่านั้นนะ แต่สามารถใช้กับสถานการณ์อื่นๆ ที่ต้องอาศัยการสื่อสารด้วยการเขียนได้ด้วย)
1. หัวเรื่อง (Subject) ต้องใส่ [Keyword]
การใส่ Keywords บนหัวเมล์จะทำให้ผู้รับ รู้เลยว่าต้องทำอะไรต่อ หลังจากอ่านเมล์ ซึ่งจะแก้ปัญหาได้หลายๆเรื่อง เช่น ถ้าส่งเมล์เฉยๆ ผู้รับอาจจะไม่รู้ว่าต้องตอบกลับมั้ย หรือเป็นการแจ้งข่าวเฉยๆ
Keywords ทั้งหมดที่มีให้เลือกใส่มีดังนี้
- ACTION / รบกวนตอบกลับ – ต้องการให้ทำอะไรบางอย่าง
- SIGN / รบกวนเซ็นกำกับ – ต้องเซ็นต์ชื่อกลับมาให้
- INFO / แจ้งข้อมูล – แค่แจ้งข่าวเป็นข้อมูลเท่านั้น
- DECISION / รบกวนตัดสินใจ – ต้องตัดสินใจ
- REQUEST / รบกวนอนุญาติ – ต้องการให้ตอบ อนุญาติ
- COORD / รบกวนร่วมมือ – ขอความร่วมมือ
ซึ่งดูจาก Keywords แล้วมีค่อนข้างเยอะ ส่วนตัวแล้วก็ไม่ได้ใช้ครบทุกตัว เพราะบางอันจะดูทับซ้อนกันบ้าง หลักๆที่จะใช้ก็จะมี INFO, ACTION และ REQUEST แค่ 3 ตัวนี้ครับ และอย่าลืมบอกคนรับด้วยนะครับว่า Keywords ที่เราใช้หมายความว่ายังไง อาจจะต้องทำความเข้าใจกันตอนแรกๆ แต่ก็ไม่ยากจนเกินไป และจะพบว่ามันมีประโยชน์มาก
2. เขียนแบบกลับหัว (ขึ้นด้วยสรุปก่อนแล้วอธิบายทีหลัง)
ปัจจุบันเวลาเราเขียนอีเมล์ เราก็จะร่ายยาวลงไป แล้วก็ไปสรุปใจความสำคัญไว้ย่อหน้าสุดท้าย ซึ่งวิธีนี้จะทำให้ผู้รับเสียเวลาอ่านทั้งหมด เพราะแต่ละคนก็งานยุ่งมาก น้อยไม่เท่ากัน ผู้รับ เราเลยแนะนำให้เขียน สรุปใจความสำคัญไว้ก่อน โดยใช้หลัก 5W (WHO, WHAT, WHERE, WHEN, WHY) สรุปแบบย่อไม่เกิน 2-3 บันทัด
สรุป: วันที่ 11-16 เมษายน 2560, บริษัท ประกาศให้เป็นวันหยุดยาวช่วงสงกรานต์ เพราะเป็นช่วงวันสำคัญของประเทศ พนักงานควรได้พักผ่อนอย่างเต็มที่กับครอบครัว
เราคงเคยเห็นเว็บข่าวอย่าง The Momentum (themomentum.co) ก็ใช้หลักการนี้เหมือนกัน คือเขียน สรุปจั่วหัวขึ้นมาก่อน แล้วค่อยไปอธิบายข้อมูลด้านล่าง ถ้าใครอ่านสรุปแล้วคิดว่าไม่สนใจ เราก็ไม่จำเป็นต้องอ่านต่อให้เสียเวลา วิธีนี้จึงเป็นวิธีการสรุปที่ชัดเจน ได้ใจความและประหยัดเวลาผู้อ่าน
3. สื่อสารในรูปแบบ (ประธาน + กริยา + กรรม)
สมมุติผมยกตัวอย่าง 2 ประโยคนี้ให้ลองอ่านดูนะครับ
ประโยค 1 : พนักงานทุกคน ได้หยุดงานช่วงสงกรานต์ โดยบริษัท เป็นผู้อนุมัติ
ประโยค 2 : บริษัท อนุมัติ ให้พนักงานทุกคน หยุดงานช่วงสงกรานต์
ถ้าลองอ่านดูจะพบว่า ประโยค 2 ที่ถูกเขียนแบบ (ประธาน + กริยา + กรรม) จะดูชัดเจน เข้าใจกว่า และที่สำคัญประโยคจะดูสั้นกว่า ซึ่งทำให้การสื่อสารเรากระชับ ได้ใจความ
ทั้ง 3 ข้อนี้เป็นหลักการที่ไม่ซับซ้อน แต่มีการใช้งานจริงในระบบของทหารต่างประเทศ ลองดูเป็นแนวคิดและปรับใช้ให้ตรงกับการใช้งานขององค์กรเราเองดู และจะพบกว่าการสื่อสารของเราและทีมจะดีขึ้นกว่าเดิม
ขอบคุณข้อมูล : hbr.org
